¿Cómo mejorar el stock de la farmacia en 3 pasos?

Normalmente nuestro post mensual trata de algún tema relacionado con el marketing, o sobre la gestión de una categoría en cuestión, acompañado de su correspondiente informe de mercado (este mes no lo hemos olvidado y hemos preparado para vosotros el informe que trata las categorías de higiene capilar y caída del cabello, que podéis aquí: Evolución_farmacia_Capilar_ECDF). Pero para la correcta gestión de una categoría es imprescindible tener un control absoluto del stock que tenemos en la farmacia. Si no lo tenemos, no podremos detectar las mermas ni poner remedio a sus causas, y al final, esto se traduce en grandes pérdidas económicas para la farmacia.

Las mermas de stock se definen como las diferencias entre el stock teórico (del ordenador) y el stock real de la farmacia y se producen principalmente por cuatro causas:

• Obsolescencia
• Rotura
• Robo
• Errores administrativos

Para asegurar la rentabilidad de la farmacia es importante que se adopten medidas de control de stock estrictas. Para ello es recomendable poner en funcionamiento un modelo de inventario continuo. Para poner en marcha este modelo, el primer paso sería hacer un inventario total de la farmacia.

Para ello extraeremos de nuestro programa informático, en una hoja Excel, la descripción de todos los productos del almacén en la primera columna, en la segunda columna las unidades en stock y en la tercera columna el PVP del producto (pide ayuda a tu informático si no sabes cómo). Esto nos servirá para priorizar los conteos y las revisiones del stock por parte del equipo de la farmacia.

Una vez obtenida esta hoja Excel, ordénela de menor a mayor por la columna de las unidades, quedarán los productos con stock negativo arriba del todo, esta sería nuestra prioridad en un primer momento. Estos productos suelen estar en negativo debido a errores administrativos, cambios de código y “Split packs” (productos que se compran en conjunto pero que se venden separados, por ejemplo, barritas sustitutivas, botes estériles para orina…), normalmente existe en la ficha de producto del programa de gestión de la farmacia una opción que permite que las ventas del producto no descuenten stock, utilice esta opción para productos tales como toma de tensión, certificados… Cuente las unidades de los productos en negativo y corrija su stock.

Tras haberse librado del stock negativo, cree una nueva columna, en la cual multiplicaremos las unidades en stock por el PVP (columna 2 y 3) y ordene de mayor a menor la hoja Excel por esta columna. De esta forma lo que hacemos es priorizar los productos de la farmacia más valiosos. Es recomendable realizar este ejercicio al menos cada trimestre y el proceso no debería tomar más de un par de semanas.

El segundo paso y a la vez que se realiza el proceso anterior, podemos empezar a adoptar un modelo de inventario de stock continuo. Este se realizará durante la recepción y colocación del pedido diario. Para ello es vital que escaneemos todos y cada uno de los productos recibidos. Normalmente el programa informático indicará las unidades actuales en stock (sin contar las que estamos recibiendo), por lo que dispondremos de 5 espacios diferenciados (bien sea dividiendo la mesa donde se recibe o utilizando 5 cubetas o cajas diferentes) uno para referencias con stock actual igual a 0, otro para stock 1, 2, 3 y 4. Conforme se vaya escaneando el pedido nos fijaremos en cuánto stock hay, por ejemplo, si recibimos una crema cicatrizante y el programa indica stock actual 0 la pondremos en el espacio dedicado al stock 0 (cuando aceptemos el pedido, el stock será uno, pero hasta entonces el stock es cero y no debe haber ninguno en la cajonera), los supositorios de paracetamol para lactantes que el ordenador nos indica que tenemos 2 en stock lo pondremos en el espacio reservado para stock actual 2 y así sucesivamente. Los productos en los que el stock sea mayor a 4, los agruparemos y los comprobaremos manualmente al finalizar el pedido.

Al realizar este proceso previo a la colocación en la cajonera o en la exposición tendremos agrupados los productos por la cantidad que debería haber en stock, por lo que es más fácil para el equipo de la farmacia darse cuenta de errores de stock y corregirlos, es decir, si estoy colocando los “ceros” no debería existir ninguna unidad en la cajonera, o, si estoy colocando los “doses“ deberíamos tener dos unidades, además de la que tenemos en la mano, si hay más o menos estamos ante un error de stock que convendría corregir inmediatamente.

El tercer y último paso para poder llevar un control del valor que suponen estas variaciones de stock, se ha de crear un proveedor “variaciones de stock” o “mermas”, donde el stock faltante en la farmacia se devuelve a este proveedor y el stock sobrante se recibe, el stock nunca se corrige en la propia ficha del artículo.

Únicamente controlando el stock de forma rigurosa podremos minimizar las variaciones y nos podremos hacer una idea de lo mucho que le cuesta en términos monetarios a la farmacia las mermas de stock.

Fecha de la última modificación: 17/01/2019