Cómo planificar horarios en tu Farmacia

En artículos anteriores mencionábamos la importancia de la organización en la Oficina de Farmacia y ésta no solo se refiere a la estructura jerárquica de los departamentos y sus funciones, sino también a las tareas internas del día a día. Por ello, la planificación de los horarios en la Farmacia se convierte también en un aspecto fundamental a la hora de prever la actividad a lo largo del año.

La tarea de establecer los horarios, no es nada sencilla y requiere de un análisis por parte del titular, sin embargo para mí, hay 5 aspectos clave a tener en cuenta:

1. Definir la jornada óptima para la Farmacia:

Aunque cada botica es libre de decidir que horario establece para ejercer su actividad dependiendo de las pautas marcadas por cada CCAA, es importante que éste se adapte al entorno para garantizar la rentabilidad de la misma. Es decir, existen ciertos factores que se relacionan directamente con el tráfico de la farmacia y el horario; por ejemplo, para una Farmacia en centros urbanos y donde el tránsito de gente es continuo, posiblemente sea mucho más efectivo disponer un horario ampliado y no uno normal. O por el contrario, si se trata de una Farmacia en una población pequeña y con poca afluencia de personas, no resultaría efectivo tener un horario de 24 horas sino uno normal.

Este será el punto de partida para comenzar con la planificación de los horarios del personal en la Oficina de Farmacia, ahora sabemos entre cuantas horas debemos repartir la actividad.

2. Analizar el volumen del equipo y sus capacidades:

El número de personas que trabajan en la Farmacia debe ser suficiente para atender la demanda de los clientes. Un desequilibrio entre la cantidad de personal y el tráfico de la Farmacia supondría siempre una perdida, ya sea en materia de calidad en el servicio (cuando carecemos de personal) o de recursos monetarios (exceso de personal en contrapartida con los ingresos).

Por otro lado, otra variable a considerar al analizar el equipo y su volumen, es la especialización de cada uno de los miembros de éste, ya que debemos contemplar que en las Farmacias siempre debe figurar como mínimo un farmacéutico durante la jornada y en función de las necesidades, éste deberá ser apoyado por un determinado número de auxiliares u otros farmacéuticos.

3. Considerar el número de operaciones por hora:

Una vez decididas las necesidades de la Farmacia a nivel de personal y horario, comienza la estructuración de las jornadas laborales del personal en relación con el número de operaciones realizadas en cada hora de la actividad de la Farmacia.

Para casi todas las boticas, el tráfico de clientes transcurre del mismo modo siendo débil a primera hora de la mañana, intensificándose a media mañana y debilitándose de nuevo para la hora de comer, para volver a repetir este mismo patrón por la tarde.

Entonces, el número de personas que trabajarán en irá incrementándose paralelamente al progreso de tráfico en los clientes, consiguiendo satisfacer la demanda de atención para cada cliente.

Por ejemplo:

Si una Farmacia con horario normal, abre sus puertas a las 9:00 am y registra el mayor número de operaciones a las 12:00 del medio día, para este momento deberá figurar en el cuadrante del horario, el mayor número de personal a esa hora, reduciéndose a medida que avanza el día y volviendo a conservar un número alto para 17:00 pm que vuelve a registrarse un número alto de operaciones.

Ya hemos definido entonces cuando debe concentrarse la mayor cantidad de personal, sin embargo ¿Cómo maximizar la rentabilidad del tiempo cuando hay poco tráfico? Pues, es en estos lapsos de tiempo, cuando se pueden realizar todas las actividades de rebotica que forman parte de la gestión de una Farmacia y que en ocasiones aparcamos porque consumen tiempo: recepción, reposición, revisión de caducidades…etc

4. Estudiar el tiempo por venta:

Es importante que al decidir la cantidad de personal que destinarás según las horas del día, contemples que los tiempos de venta también varían, puesto que no requiere el mismo tiempo la dispensación de un medicamento, que la labor de venta en un producto de parafarmacia.

Se considera que el tiempo medio para efectuar una venta se sitúa en los 4 minutos, sin embargo, el tiempo idóneo para conseguir esa venta apoyada en un buen consejo farmacéutico es de entre 7 y 9 minutos, y es claro que ese consejo es el que determinará la calidad el servicio y por tanto el nivel de satisfacción y fidelidad de nuestros clientes.

Por ello, debes contemplar que en aquellos momentos de mayor tráfico, el número de operaciones va a depender del personal que pongas a disposición del cliente y teniendo en cuenta que el tiempo de interacción con el cliente puede variar.

Si la Farmacia ofrece servicios y es el personal quien lo realiza, ésta debe ser una variable a tomar en cuenta, puesto que dedicando tiempo a su realización, resta tiempo a ofrecer un servicio de calidad basado en el consejo farmacéutico. Las dos soluciones para esta situación son:

• Que la cantidad de personal sea mayor durante las horas en las que se ofrece el servicio, ajustando la cantidad de personal al tráfico de la Farmacia.
• Que el servicio se ofrezca en las horas en las que no afecte el tiempo que se dedica a cada cliente (porque hay más personal o porque hay menos tráfico)

5. Ajustar el cuadrante con el personal:

Una vez que ya tengas establecido el borrador del cuadrante, es fundamental que lo contrastes con tu personal para conseguir 2 objetivos:

• Comunicación y eficacia: dar a conocer la tabla de tiempos a todos los miembros de la Farmacia, permitirá que todos se coordinen y asuman la responsabilidad que a cada uno concierne con respecto a los horarios.

• Productividad y Satisfacción del equipo: Que tu equipo se sienta tomado en cuenta para la asignación de horarios y que en cierta forma se vea integrado en las decisiones respetando las preferencias de cada uno, provocará que se sienta valorado y comprometido con su tarea, consiguiendo ser mucho más productivo y generando un mejor ambiente en el trabajo.

Del mismo modo que una Farmacia bien organizada en sus escaparates y estanterías proyecta una imagen de calidad y propicia la interacción por parte del cliente con los productos, un equipo bien estructurado, planificado y motivado va a suponer el ejercicio de la profesión con pasión y calidad.

Y vosotros ¿Ya habéis planificado vuestros horarios?

Luis de la Fuente

Director de Mediformplus

Fecha de la última modificación: 11/12/2018