El Welcome Pack y su importancia en el Branding Interno

Como muchos de vosotros, siendo estudiante, he trabajado en varios sitios. Casi todos grandes superficies, además de alguna hamburguesería conocida a nivel mundial (vamos a evitar dar nombres). Se trataban (y siguen siéndolo) de grandes Marcas con millones de clientes en toda España y miles de empleados. Al tratarse de estructuras muy grandes, con muchas secciones, subsecciones, jefes, mediojefes, minimediojefes, tareas,… conocer claramente tu puesto y cual es tu responsabilidad en la consecución de los objetivos de negocio era muy complicado. Es más, en varias de ellas me sentí como un extraño casi todo el tiempo que formé parte del equipo. ¿Por qué?, porque nadie se preocupó en darme la información suficiente para que conociese la misión, visión, filosofía y objetivos de “la maquina” a la que iba a entrar a formar parte. Bueno, en una de ellas lo intentaron, poniéndome toda la tarde, solo en una sala sin nadie con quien aclarar mis dudas, delante de un ordenador (sin sonido) viendo un DVD sobre la empresa. Y como no se leer los labios y las caretas estaban en francés, no me enteré de nada. Vamos, un desastre. ¿Cuál fue el efecto? En las primeras semanas me encontré perdido y ,muchos días, desmotivado.

Pero vale, tú eres farmacéutico y pensarás que no eres una multinacional. Que no es necesario invertir tiempo y recursos en “enseñarle” tu Marca a las nuevas incorporaciones, que ya irá aprendiendo poco a poco de lo que tú le cuentes y de lo que hable con sus compañeros. ERROR. Si con tu cliente comprador te preocupas en mostrarle tu propuesta, valores y servicios para “motivar” la compra, ¿por qué no hacerlo con el equipo, “tu cliente interno”?. Preparar un buen plan de comunicación en el momento de su incorporación a la Farmacia, permitiéndoles conocer de manera clara y completa la Marca, es clave para conseguir una mayor motivación e implicación con tu proyecto. Además está demostrado que reduce el tiempo de adaptación al funcionamiento y estructura de trabajo de nuestra Botica.

Si queremos que todo esto ocurra ¿qué herramienta de comunicación debemos utilizar?. Lo ideal es desarrollar lo que se conoce como Programa de Acogida o Welcome Pack. Y ¿por qué?. Porque nos permite dar a los nuevos miembros del equipo información y formación homogénea, evitando dudas en puntos básicos como objetivos o posicionamiento, mostrando nuestra cultura, misión y visión. Debemos trabajar desde el principio en convertirles en los más importantes embajadores de nuestra Farmacia. Cuanto más conozcan el valor de su empresa, antes podrán hacérselo llegar a tus clientes.

Y este Welcome Pack ¿cómo debe ser?:

• Piensa algo cercano, fácil de manejar y con posibilidad de ser consultado en cualquier momento. Yo te recomiendo un pequeño Manual (por ejemplo en PDF) y algunos archivos audiovisuales si tienes (que deberías tener) página web, como un link a un video de Youtube o un Poscast en SoundCloud.
• Personaliza el mensaje lo máximo posible, no estás hablando con el público en general si no con una persona en concreto. Además piensa en tu propia experiencia e intenta responder en ese documento las preguntas que tú te harías o como en mi caso, las que no me supieron resolver en mi experiencia en alguna de las empresas en las que he trabajado:
  • ¿Qué te gustaría que te hubiesen contado en tu primer día de trabajo?
  • ¿Qué información crees que no aporta nada y no has usado o vas a usar nunca?
• Hazlo muy visual, evitando líneas y líneas de texto. Ya sabes que una imagen vale más que mil palabras. Usa fotos de la Farmacia, infografías para hablar de las diferentes categorías… Y sobre todo, incluye tu Manual de Identidad Visual Corporativa para que conozcan el logo y sus aplicaciones, cuál es la firma de correo electrónico, qué tipografía debe utilizar para escribir una carta en nombre de la Farmacia…
• Además de toda esta información relevante para su día a día incluye una cajita con su uniforme, su chapa identificativa, … Que en su primer día no le falte nada de nada.
• Incluye al final un pequeño cuestionario en el que el nuevo miembro del equipo pueda dar su opinión sobre el Welcome Pack para que podamos mejorar en el siguiente. Cada experiencia debe enriquecer y mejorar las siguientes.
• Anticípate lo más posible. No esperes a que sea su primer día e intenta enviarle al nuevo miembro del equipo el Pack unos días antes de su incorporación para que se vaya familiarizando con tu Farmacia y sus objetivos.

Utiliza estos consejos y ponte manos a la obra para tener lo antes posible a punto esta herramienta que te permite hacer más fuerte a tu equipo, ya que como dijo George Clements “el espíritu de equipo es lo que da a muchas empresas una ventaja sobre sus competidores”.

Fecha de la última modificación: 17/01/2019