Indicadores claves: KPI’s en la Farmacia

Hay una premisa esencial para entender la importancia que tiene establecer indicadores de éxito en la Farmacia, y es que “lo que no se conoce, no se puede gestionar”. Si nuestra intención es gestionar eficazmente la Farmacia, debemos conocer a fondo cada una de las unidades de negocio, su evolución, necesidades y recursos.

La farmacia como negocio, sustenta su crecimiento en el las metas y objetivos que se fijan como resultado de la observación y el análisis de la Farmacia y su entorno. Definir objetivos forma parte básica de la evolución, así como el desarrollo de una estrategia para su cumplimiento pero en la medida en la que se establecen KPI’s (Key Performance Indicators) es en la que sabremos con certeza si esos objetivos se están cumpliendo y si las estrategias y plan de acción que estamos llevando a cabo están dando frutos.

Pero, ¿qué son exactamente esos KPI’s? Su significado se traduce como valores de rendimiento, que de una forma objetiva, medirán el éxito de las acciones comerciales siempre en coordinación con la gestión interna de la Farmacia, permitiendo al farmacéutico establecer una planificación estratégica adecuada en tiempo y una organización mediante el análisis de diferentes métricas.

Por fortuna, hoy en día, contamos con gran cantidad de datos y medidas proporcionadas principalmente por la tecnología, y es ésta, la que nos permite recoger la información de una manera mucho más sencilla y efectiva para su tratamiento. De ahí la importancia de fijar coherentemente esos indicadores, puesto que la Farmacia debe tener la capacidad de tratar los datos mediante el uso de cuadros de mandos e interpretarlos para poder tomar una decisión y establecer acciones, convirtiéndose en un ciclo en el que posterior a esas acciones, deberá volver a recopilar datos para evaluar esos cambios en la estrategia y determinar su efectividad.

Pero ¿realmente cuales son las ventajas de trabajar con KPI’s? si tuviéramos que dar un único argumento, el más contundente sería decir que nos va a permitir comparar nuestra Farmacia con diferentes métricas y es que por ejemplo, si uno de nuestros indicadores viene definido por la comparación de un histórico y vemos que hemos evolucionado, podremos afirmar que nuestro rendimiento y estrategia están siendo positivos y debemos continuar por esa línea.

Es ese contexto de comparación es donde radica el éxito de los KPI’s, analizar el progreso a lo largo de un periodo de tiempo, nos va a proporcionar un reflejo real de la evolución ya sea en términos de objetivos concretos con la misma Farmacia, o incluso sobre el posicionamiento que tenemos dentro de un contexto. Establecer comparativas entre semejantes podrán darnos una pauta para fijar nuevas metas, estrategias y redefinir el rumbo de la Farmacia.

Este manejo de KPI’s se hace necesario a todos los niveles, ya sea desde el titular hasta los auxiliares o técnicos del equipo, y es que aunque el nivel de información para cada uno varía, la suma de todos conforma la visión global que necesitamos y solo cuando todos en conjunto trabajan y conocer las acciones serán capaces de dirigirse al mismo punto: evolución.

Como ya hemos mencionado anteriormente, el proceso de trabajo con los KPI’s se convierte en un ciclo, y es que tras cada medición, análisis e implantación de cambios, le procede un nuevo proceso que requerirá nuevamente de una recogida de información y tratamiento de la misma. Si tuviéramos que definir entonces el proceso de trabajo podríamos concebirlo como el siguiente:

En conclusión, el Farmacéutico titular encuentra en la definición de KPI’s un apoyo para la monitorización del estado de su negocio de manera periódica, el gestor de cada categoría una pauta para determinar nuevas acciones que incentiven las mejoras y el resto del equipo una guía sobre las necesidades para el cumplimiento de objetivos, en definitiva, una forma de analizar la Farmacia desde distintas perspectivas, determinar el grado de éxito de las estrategias actuales y mejorar la capacidad para la toma de decisiones futuras.

Luis de la Fuente. Director de Mediformplus.

Fecha de la última modificación: 11/12/2018