Organización, clave del éxito en la Farmacia

“El éxito, no se logra con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización” Jean Pierre Sergent

En días pasados Mediformplus se trasladó a unas nuevas oficinas, a lo largo de una semana tuvimos ese proceso de mudanza del que estoy seguro muchos somos enemigos por el desorden y trabajo que supone, sin embargo, también creo que si lo miramos desde otra perspectiva supone la posibilidad de reiniciar de nuevo, de organizar todo y estructurar el futuro sólo con lo que realmente necesitamos.

Y es que la organización es fundamental para cualquier empresa, ya sea una consultora como nosotros o una Farmacia, como la de todos nuestros clientes. En realidad, el caso de las boticas requiere de una organización determinada, en la que es necesario ajustar la estructura empresarial puesto que muchos puestos se solaparán y la misma persona desempeñará diferentes roles debido a la propia naturaleza de la farmacia.

No obstante, el punto de partida es el desarrollo de un organigrama jerárquico y funcional, enmarcado en una estructura horizontal dividida en departamentos y subdepartamentos y con la figura del titular, como líder.

Cada uno de estos departamentos y subdepartamentos será responsable de las tareas que les sean asignadas por parte de la dirección General (Farmacéutico Titular), quien debe promover una política de “libro abierto”, es decir, saber responsabilizar a todo el personal de los resultados del negocio, consiguiendo que cada miembro haga de los objetivos de la Farmacia un objetivo propio.

Se trata de que cada persona sea consciente de lo que tiene que hacer y como su trabajo contribuye a la organización. El titular puede apoyarse en el análisis de los patrones de medición del rendimiento para poder diseñar un plan de incentivos que motive a su equipo y consiga su implicación.

Tras nuestros años de experiencia,  proponemos la siguiente estructura de la que se debe definir claramente las tareas de cada Departamento:

• Dirección general: El titular de la Farmacia, se encargará de estructurar el plan estratégico de la farmacia y coordinar mensualmente las acciones. Su función parte de marcar objetivos tras haber realizado un DAFO. En relación con el equipo, debe coordinarlo, proveerlo de herramientas necesarias, y mediante la organización de reuniones semanales ser capaz de analizar y resolver quejas. Es vital que prime la filosofía de líder más que de impositor, puesto que generando un ambiente cómodo y abierto a la comunicación garantiza que las ideas fluyan por parte de los empleados.

• Área de RRHH: en este caso, será quien se encargue de solucionar los problemas de personal, fomentando un buen ambiente entre ellos, además deberá definir los horarios, vacaciones y formación de los mismos. Su rol debe orientarse siempre a cubrir las necesidades de la Farmacia ya sea en la selección del personal como en la gestión del mismo, siendo fundamental para este último objetivo la evaluación del desempeño de cada miembro colaborador y el mantenimiento de las fichas de empleado.

• Administración: departamento encargado de gestionar la parte de contabilidad y administración de la farmacia, lo que necesariamente requiere de mucha implicación con otros departamentos para funcionar correctamente. Sus responsabilidades serían entre otras, controlar el arqueo de caja y el cambio en cada cajón, la facturación, el control de los abonos y el mantenimiento de fichas de proveedores.

• Almacén: la personas o personas encargadas de este departamento deber ser capaces de controlar tanto los stocks del almacén como lo de la exposición, teniendo en cuenta no solo el número de unidades, sino también su reposición y la correcta ubicación de los mismos. El correcto funcionamiento del departamento, así como la realización del ABCD del almacén, el control del stock con máximos y mínimos y la actualización de base de datos, son tareas que requieren precisión puesto que esta información deberá compartirse con otros departamentos como el área de compras.

• Área comercial: quienes formen parte de este departamento, controlarán las acciones de venta por categorías y la coordinación del equipo de ventas, además, como objetivo de partida deben realizar un plan de marketing y campañas, paso fundamental para poder definir las acciones comerciales a desarrollar en la Farmacia y plantear el desarrollo de promociones, con las que se va a acompañar dicho plan. En este punto es importante recordar que estas últimas, deben coincidir con los objetivos fijados en el plan de marketing asegurando la coherencia del mismo.

• Área de compras: En su lista de tareas figura la gestión de las compras, tanto las directas como las diarias, teniendo como último objetivo, trabajar con presupuestos según una estrategia de compras de producto recomendado, producto promocional y producto estratégico. Por la naturaleza de las actividades, es necesario un carácter analítico que permita implantar un sistema de precios máximos asegurando la rentabilidad de la botica, pero también habilidades sociales para el momento en el que se tenga que tratar con los proveedores.

• Área de farmacia: este es el departamento más cercano al cliente, hablamos de los encargados del consejo farmacéutico y de la profesionalización de la farmacia, consiguiendo mejorar la imagen de marca a través de la calidad de los servicios ofertados en la botica, teniendo como parte de sus responsabilidades la documentación de las intervenciones y de suplir de información al paciente, además de encargarse del correcto funcionamiento del laboratorio.

Entendida entonces la importancia de tener una organización en la Farmacia, y de cómo esta ayudará a estructurar correctamente las tareas a desempeñar en la misma, es cuestión de desarrollar estrategias que fomenten la motivación y la comunicación del equipo, a favor de crear un clima laboral óptimo para poder desarrollar cada uno de las acciones a favor de la gestión.

Al igual que en una mudanza escogemos meticulosamente lo que debemos llevarnos y lo que hay que desechar, del mismo modo recomiendo que evaluemos en la farmacia si estamos llevando al ejercicio profesional de cada día, los valores que queremos transmitir a nuestro equipo y clientes. Asegúrate de que la estructura de tu farmacia está bien organizada y las tareas que cada uno desarrolla en la misma, están encaminadas a tus objetivos, solo así, con un equipo bien organizado e implicado, un surtido optimo y una estrategia de marketing bien definida conseguirás el éxito.

Fecha de la última modificación: 15/04/2019